Regulamin usług Sokar Logistics i Bobi

/01 Definicje

• Klient - przedsiębiorca, który zawarł umowę o korzystanie z Usług, w tym firma spedycyjna lub transportowa.
• Użytkownik - osoba fizyczna korzystająca z Usług w imieniu Klienta na podstawie konta w zespole Klienta.
• Właściciel zespołu - Użytkownik uprawniony do reprezentowania Klienta wobec Usługodawcy, w szczególności do wyboru planu i akceptacji dokumentów umownych.
• Usługi - Sokar Logistics, Bobi oraz powiązane z nimi integracje, dostępne w modelu SaaS przez przeglądarkę, aplikację mobilną, WhatsApp i połączenia głosowe.
• Plan - wariant Usług o określonym zakresie funkcji, limitach i cenie, opisany w cenniku w aplikacji.
• Dokumenty umowne - niniejszy regulamin, Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, Poziom usług (SLA), cennik oraz - dla Klientów, których siedziba lub adres rozliczeniowy znajduje się w Stanach Zjednoczonych Ameryki - Aneks dla klientów z USA, który ma wobec nich pierwszeństwo przed regulaminem.
• RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

/02 Zawarcie umowy

Umowa jest zawierana w formie dokumentowej, online. Właściciel zespołu wybiera Plan i cykl rozliczeniowy w aplikacji, akceptuje Dokumenty umowne w imieniu Klienta, a następnie potwierdza akceptację i opłaca Plan w serwisie płatności Stripe. Po opłaceniu Usługodawca wystawia i przesyła Klientowi potwierdzenie zamówienia z wersjami zaakceptowanych dokumentów, danymi Klienta oraz dowodem akceptacji (data, adres IP, identyfikator sesji płatności). Umowę tworzą potwierdzenie zamówienia i Dokumenty umowne w wersjach w nim wskazanych.

Osoba akceptująca Dokumenty umowne składa w aplikacji oświadczenie, że działa w imieniu Klienta i jest uprawniona do jego reprezentowania. Klient odpowiada za prawdziwość danych firmy wprowadzonych do aplikacji, w szczególności nazwy, NIP i adresu.

Usługodawca utrwala i przechowuje dowód akceptacji obejmujący treść oświadczenia o umocowaniu, imię, nazwisko i adres e-mail osoby akceptującej, dane Klienta, wersje zaakceptowanych Dokumentów umownych, datę i godzinę akceptacji, adres IP oraz identyfikator sesji płatności. Dowód akceptacji stanowi część potwierdzenia zamówienia dostępnego w aplikacji, a Usługodawca udostępnia go Klientowi na żądanie i przechowuje przez okres obowiązywania umowy oraz przez 6 lat po jej zakończeniu.

Warunki odbiegające od Dokumentów umownych, na przykład indywidualna cena, migracja danych lub zmieniony SLA, wymagają odrębnego zamówienia podpisanego przez obie strony. W razie sprzeczności zamówienie ma pierwszeństwo przed regulaminem.

Każdy Użytkownik przy pierwszym logowaniu akceptuje regulamin dodatkowo we własnym imieniu w zakresie zasad korzystania z konta. Akceptacja Użytkownika nie zmienia warunków umowy z Klientem.

/03 Zakres Usług

Sokar Logistics to system TMS: obsługa zleceń transportowych i spedycyjnych, dokumentów przewozowych, kontrahentów, kierowców i pojazdów, fakturowanie wraz z wysyłką do KSeF, rozrachunki oraz integracje z pocztą i giełdami transportowymi.

Bobi to asystent AI: czat tekstowy i głosowy, kanał WhatsApp do kontaktu z kierowcami i kontrahentami, zadania proaktywne monitorujące zlecenia oraz integracja z systemami TMS, w tym z Sokar Logistics.

Zakres funkcji zależy od wybranego Planu. Usługodawca może rozwijać, zmieniać i wycofywać poszczególne funkcje, informując o istotnych zmianach z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni, chyba że zmiana jest konieczna ze względów bezpieczeństwa lub prawnych.

/04 Konto i zespół

Konto jest przypisane do osoby. Użytkownik odpowiada za poufność danych logowania i za wszystkie działania w ramach konta. Właściciel zespołu odpowiada za Użytkowników, których zaprasza, za poprawność danych firmy oraz za to, aby dostęp mieli wyłącznie pracownicy i współpracownicy Klienta. O nieuprawnionym dostępie należy niezwłocznie powiadomić Usługodawcę.

/05 Charakter AI i odpowiedzialność za decyzje

Bobi jest systemem sztucznej inteligencji. Odpowiedzi, tłumaczenia, kalkulacje, statusy i szacowane czasy dostawy mogą być błędne lub niepełne i nie stanowią wiążącej porady. Klient weryfikuje istotne informacje przed podjęciem decyzji i nie używa Bobiego do decyzji prawnych, finansowych ani kadrowych bez nadzoru człowieka. Działania zmieniające dane, na przykład utworzenie zlecenia, wymagają potwierdzenia przez Użytkownika, chyba że Klient sam włączył ich automatyczne wykonywanie. Klient przyjmuje te zastrzeżenia do wiadomości i nie będzie miał z tego tytułu roszczeń do Usługodawcy.

Rozmowy głosowe prowadzone przez Bobiego są nagrywane, a rozmówca jest o tym informowany na początku rozmowy. Bobi przedstawia się jako asystent AI i nie udaje człowieka.

/06 Dane osobowe

W zakresie danych osobowych kierowców, kontrahentów i pracowników wprowadzanych do Usług Klient jest administratorem, a Usługodawca podmiotem przetwarzającym działającym na jego polecenie. Zasady powierzenia określa Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, którą Klient akceptuje razem z regulaminem.

Klient gwarantuje, że ma podstawę prawną do przetwarzania tych danych i do kontaktu z kierowcami oraz kontrahentami, i przekazuje im wymagane informacje o przetwarzaniu, w tym o automatycznym charakterze rozmów z asystentem. Dane Użytkowników Usługodawca przetwarza jako administrator zgodnie z Polityką prywatności.

/07 Hosting, podprzetwarzający i transfer danych

Dane i rozmowy są przechowywane u dostawców hostingu działających jako podprzetwarzający Usługodawcy, na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Do generowania odpowiedzi Bobi korzysta z dostawców modeli AI, w tym z siedzibą w USA, którym przekazywana jest wyłącznie treść niezbędna do obsługi zapytania, na podstawie decyzji o adekwatności lub standardowych klauzul umownych. Aktualna lista podprzetwarzających znajduje się w Umowie powierzenia.

W najszerszym zakresie dozwolonym przez prawo Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za utratę, niedostępność ani nieuprawniony dostęp do danych spowodowane przez tych dostawców lub zdarzenia poza uzasadnioną kontrolą Usługodawcy. Nie ogranicza to praw, których nie można wyłączyć, w tym wynikających z RODO i innych obowiązujących aktów prawnych.

/08 Plany, płatności i okres próbny

• Usługi są dostępne w Planach opisanych w cenniku w aplikacji. Abonament jest rozliczany miesięcznie albo rocznie, według wyboru Klienta. Przy rozliczeniu rocznym opłata za cały rok jest pobierana z góry, a cena w przeliczeniu na miesiąc jest niższa niż w rozliczeniu miesięcznym. Zawierając umowę Klient oświadcza, że znane są mu ceny za Usługi wskazane w cenniku i je akceptuje.
• Opłaty są pobierane z góry za okres rozliczeniowy i odnawiają się automatycznie na kolejny okres tego samego rodzaju do czasu rezygnacji. Rezygnacji Klient dokonuje bez podawania przyczyny, samodzielnie w aplikacji, w Ustawieniach zespołu w sekcji Płatności → Zarządzaj subskrypcją, albo oświadczeniem w formie dokumentowej wysłanym na adres [email protected]. Rezygnacja jest skuteczna z końcem bieżącego okresu rozliczeniowego i wyłącza automatyczne odnowienie.
• Płatności obsługuje Stripe. Usługodawca nie przechowuje danych kart płatniczych. Faktury VAT są wystawiane elektronicznie i dostępne w aplikacji. Szczegółowe informacje dotyczące zasad działania usług Stripe, w tym zasad realizacji i obsługi płatności, a także zasad przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Stripe, dostępne są na stronie internetowej Stripe pod adresem stripe.com/pl/legal oraz stripe.com/pl/privacy.
• Ceny są cenami netto i są powiększane o VAT według stawek obowiązujących w dniu dokonania płatności.
• Jeżeli Plan obejmuje okres próbny lub wariant bezpłatny, po jego zakończeniu opłaty są pobierane wyłącznie za Plan wybrany przez Klienta.
• Brak płatności w terminie uprawnia Usługodawcę, po wezwaniu, do ograniczenia lub zawieszenia dostępu do czasu uregulowania należności. Za opóźnienie należą się odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych.
• O zmianie cen Usługodawca informuje co najmniej 30 dni wcześniej. Zmiana obowiązuje od kolejnego okresu rozliczeniowego. Jeżeli Klient nie wyraża zgody na zmianę cen, w terminie 14 dni od dnia zawiadomienia o ich zmianie może wypowiedzieć umowę - samodzielnie w aplikacji, w Ustawieniach zespołu w sekcji Płatności → Zarządzaj subskrypcją, albo oświadczeniem w formie dokumentowej wysłanym na adres [email protected] - ze skutkiem na koniec bieżącego okresu rozliczeniowego, przed wejściem nowych cen w życie.
• Przejście na niższy Plan lub rezygnacja działają od końca bieżącego okresu rozliczeniowego, miesięcznego albo rocznego. Opłata za rozpoczęty okres nie podlega zwrotowi, chyba że przepisy stanowią inaczej.

/09 Wdrożenie, migracja danych i szkolenia

W cenie abonamentu Klient otrzymuje liczbę godzinnych szkoleń online określoną w cenniku lub w zamówieniu. Dodatkowe szkolenia, migracja danych z dotychczasowych systemów, konfiguracja integracji i inne prace wdrożeniowe są usługami płatnymi odrębnie, według cennika lub indywidualnej wyceny, i są realizowane na podstawie zamówienia określającego zakres, harmonogram i cenę. Klient odpowiada za kompletność i poprawność danych źródłowych przekazanych do migracji oraz za ich weryfikację po zakończeniu przeniesienia.

/10 Własność i wykorzystanie danych

Usługodawca zachowuje wszystkie prawa do Usług, w tym do kodu, modeli, promptów i mechanizmów zadań. Klient zachowuje własność swoich danych biznesowych: zleceń, kontrahentów, dokumentów, rozmów i transkrypcji. Usługodawca może wykorzystywać zanonimizowane i zagregowane dane do utrzymania i ulepszania Usług i nie używa danych Klienta do trenowania ogólnodostępnych modeli AI.

Po zakończeniu umowy Klient może wyeksportować dane w ciągu 30 dni, a następnie Usługodawca usuwa je w ciągu 90 dni, z wyjątkiem danych, których przechowywania wymagają obowiązujące przepisy prawa.

/11 Dozwolone użycie

Zabronione jest:

• wykorzystywanie Usług do kontaktu z osobami bez podstawy prawnej, do spamu lub telemarketingu wobec konsumentów, a także do innych czynności niedopuszczalnych przez obowiązujące prawo,
• wprowadzanie danych szczególnych kategorii bez odrębnej podstawy prawnej,
• próby obejścia zabezpieczeń, manipulacji instrukcjami asystenta lub uzyskania dostępu do danych innych klientów,
• automatyczne pobieranie treści, inżynieria wsteczna oraz wykorzystywanie Usług do budowy konkurencyjnych produktów lub modeli,
• użycie sprzeczne z prawem, w tym z przepisami prawa obowiązującymi w Unii Europejskiej.

W razie naruszenia powyższych zasad Usługodawca może zawiesić dostęp do świadczonych Usług po uprzednim wezwaniu do zaprzestania naruszeń, a w przypadkach rażących naruszeń bez wezwania.

/12 Dostępność i wsparcie

Usługodawca świadczy Usługi z należytą starannością i dąży do ich ciągłej dostępności. Cele dostępności, zasady liczenia niedostępności, priorytety zgłoszeń, czasy reakcji i kredyty serwisowe określa Poziom usług (SLA). Zgłoszenia są przyjmowane przez portal wsparcia support.onitsoft.com.

/13 Odpowiedzialność

Łączna odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta z tytułu umowy jest ograniczona do sumy opłat zapłaconych przez Klienta w ciągu 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie. Ograniczenie opisane w zdaniu pierwszym nie dotyczy osoby fizycznej zawierającej umowę bezpośrednio związaną z prowadzoną przez nią działalnością gospodarczą, jeżeli z treści umowy wynika, że nie posiada ona dla tej osoby charakteru zawodowego, wynikającego w szczególności z przedmiotu wykonywanej przez nią działalności gospodarczej ujawnionego w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), wobec której na podstawie art. 385⁵ Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące konsumenta wskazane w tym przepisie. Usługodawca nie odpowiada za utracone korzyści, szkody pośrednie ani skutki decyzji podjętych na podstawie odpowiedzi asystenta bez ich weryfikacji. Klient zwalnia Usługodawcę z roszczeń osób trzecich wynikających z braku podstawy prawnej do przetwarzania danych lub z błędnych danych dostarczonych przez Klienta. Ograniczenia nie dotyczą szkód wyrządzonych umyślnie ani odpowiedzialności, której nie można wyłączyć na mocy prawa.

/14 Okres obowiązywania, zmiany i rozwiązanie

Umowa jest zawarta na czas nieokreślony. Klient może ją wypowiedzieć w każdej chwili ze skutkiem na koniec bieżącego okresu rozliczeniowego, a Usługodawca z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia. Każda ze stron może rozwiązać umowę bez wypowiedzenia w razie istotnego naruszenia nieusuniętego w terminie 14 dni od wezwania wysłanego w formie dokumentowej: Usługodawcy na adres [email protected], a Klientowi na adres e-mail właściciela zespołu wskazany w aplikacji.

Usługodawca może zmienić regulamin, informując o tym co najmniej 14 dni przed wejściem zmian w życie. Dalsze korzystanie z Usług wymaga akceptacji nowej wersji, a brak zgody uprawnia Klienta do wypowiedzenia umowy ze skutkiem na koniec bieżącego okresu rozliczeniowego. Poprzednie wersje regulaminu Usługodawca udostępnia na żądanie zgłoszone w formie dokumentowej na adres [email protected].

/15 Prawo właściwe i kontakt

Regulamin podlega prawu polskiemu. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy stanowią inaczej.

Kontakt: Onit Soft sp. z o.o., ul. Fabryczna 20a, 31-553 Kraków, [email protected]. Ten adres służy także do spraw ochrony danych.