Faktura w euro w transporcie: kurs NBP, VAT w złotych i KSeF

Faktura w euro w transporcie to standard: klient z Niemiec płaci w EUR, polski nadawca chce mieć stawkę w euro, przewoźnik z Litwy też liczy w euro. Przepisy pozwalają wystawić fakturę w walucie obcej, ale stawiają kilka twardych warunków dotyczących kursu, kwoty VAT i adnotacji. Poniżej przechodzimy przez nie po kolei, na przykładach z typowych zleceń.

Czy fakturę za fracht można wystawić w euro?

Tak. Zgodnie z art. 106e ust. 11 ustawy o VAT kwoty na fakturze, czyli ceny, wartości netto i kwota podatku, mogą być wyrażone w dowolnej walucie. Warunek jest jeden: kwota podatku musi być wykazana w złotych.

W praktyce oznacza to, że cała faktura może być w EUR, a obok kwoty VAT w euro pojawia się ta sama kwota przeliczona na PLN. Przeliczenie robi się według zasad stosowanych do podstawy opodatkowania, czyli według kursu z art. 31a ustawy o VAT.

Jeżeli na fakturze nie ma polskiego VAT, bo usługa nie podlega opodatkowaniu w Polsce, nie ma też czego przeliczać na fakturze. Wartość usługi i tak trzeba jednak przeliczyć na złote do ewidencji i rozliczeń.

Kurs NBP na fakturze: który dzień jest właściwy?

Art. 31a ust. 1 ustawy o VAT mówi jasno: kwoty w walucie obcej przelicza się na złote według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego. To nie jest kurs z dnia wystawienia faktury ani kurs banku, w którym masz rachunek walutowy.

Przy usługach transportowych obowiązek podatkowy powstaje co do zasady z chwilą wykonania usługi (art. 19a ust. 1 ustawy o VAT). Jeżeli wystawiasz fakturę przed tym dniem, stosujesz kurs z ostatniego dnia roboczego przed dniem wystawienia faktury (art. 31a ust. 2).

Rozładunek w czwartek 15 października

Kurs średni NBP z środy 14 października

Rozładunek w poniedziałek 19 października

Kurs z piątku 16 października, bo weekend nie jest dniem roboczym

Faktura wystawiona przed wykonaniem usługi

Kurs z ostatniego dnia roboczego przed dniem wystawienia faktury

Tabela NBP

Tabela A kursów średnich, nie kursy kupna i sprzedaży z tabeli C

Ustawa dopuszcza też przeliczenie według ostatniego kursu opublikowanego przez Europejski Bank Centralny (art. 31a ust. 2a). To rozwiązanie rzadko spotykane w firmach transportowych i wymaga konsekwentnego stosowania, więc zanim po nie sięgniesz, ustal szczegóły z księgowością.

Faktura dwuwalutowa: co to jest w praktyce?

Pojęcie faktury dwuwalutowej nie występuje w ustawie o VAT. W branży oznacza ono fakturę z kwotami w EUR, na której obok wartości w euro pokazane są wartości w złotych: co najmniej kwota VAT, a często także netto i brutto oraz zastosowany kurs.

Dobrze przygotowana faktura dwuwalutowa zawiera zwykle następujące elementy:

• walutę faktury, na przykład EUR, wskazaną przy cenach i sumach
• kwotę VAT w euro i tę samą kwotę przeliczoną na złote
• kurs średni NBP, numer tabeli i datę, z której pochodzi kurs
• wartości netto i brutto w złotych, co ułatwia klientowi księgowanie
• rachunek walutowy do zapłaty w EUR, żeby klient nie przelał złotych

Przykład, liczby zaokrąglone dla czytelności: przewóz z Poznania do Berlina dla polskiego klienta za 2 000 EUR netto, stawka 23%, czyli VAT 460 EUR. Przy kursie 4,30 PLN z dnia poprzedzającego rozładunek VAT w złotych wynosi 1 978 PLN i ta kwota trafia do rozliczenia.

Odwrotne obciążenie: usługa transportowa dla firmy z UE

Gdy zleceniodawcą jest firma z innego kraju UE, miejsce świadczenia usługi transportowej ustala się według art. 28b ust. 1 ustawy o VAT, czyli tam, gdzie nabywca ma siedzibę działalności. Usługa nie podlega wtedy opodatkowaniu w Polsce, a VAT rozlicza nabywca u siebie.

Na takiej fakturze nie naliczasz polskiego VAT, ale musisz umieścić wyrazy „odwrotne obciążenie” (art. 106e ust. 1 pkt 18 ustawy o VAT). Usługę wykazujesz też w informacji podsumowującej VAT UE (art. 100 ust. 1 pkt 4).

1. 1Sprawdź numer VAT nabywcy w bazie VIES przed wystawieniem pierwszej faktury.
2. 2Wpisz numer VAT nabywcy z prefiksem kraju, na przykład DE.
3. 3Wystaw fakturę w EUR bez stawki i kwoty polskiego VAT, z adnotacją „odwrotne obciążenie”.
4. 4Przelicz wartość netto na złote kursem z art. 31a na potrzeby ewidencji i informacji podsumowującej.
5. 5Zachowaj dokumenty przewozowe i zlecenie, które potwierdzają przebieg usługi.

Art. 28b obejmuje również nabywców spoza UE, na przykład firmę z Norwegii czy Wielkiej Brytanii. Miejsce świadczenia także jest wtedy poza Polską, a adnotacja „odwrotne obciążenie” pojawia się, gdy podatek rozlicza nabywca.

Kiedy faktura za transport międzynarodowy ma stawkę 0%?

Stawka 0% z art. 83 ust. 1 pkt 23 ustawy o VAT dotyczy usług transportu międzynarodowego świadczonych dla nabywcy, dla którego miejsce świadczenia jest w Polsce, czyli najczęściej dla polskiej firmy. Kluczowe jest to, co ustawa uznaje za transport międzynarodowy.

Według art. 83 ust. 3 jest to przede wszystkim przewóz towarów z Polski poza terytorium Unii Europejskiej, spoza Unii do Polski oraz przewóz związany z tranzytem przez terytorium kraju lub Unii. Przewóz z Polski do Niemiec czy Francji, czyli w obrębie Unii, nie jest transportem międzynarodowym w rozumieniu tego przepisu.

Do zastosowania stawki 0% potrzebna jest dokumentacja z art. 83 ust. 5, z której wynika, że usługa dotyczy transportu międzynarodowego. W praktyce chodzi przede wszystkim o dokumenty przewozowe, a przy eksporcie także o dokument potwierdzający wywóz towarów poza Unię.

Faktura w walucie w KSeF: o czym pamiętać?

KSeF przyjmuje faktury w walutach obcych. Struktura FA(3) ma pola na kod waluty, kurs i kwotę podatku przeliczoną na złote, więc faktura dwuwalutowa w KSeF to zwykła faktura z poprawnie wypełnionymi polami walutowymi.

• Kod waluty musi zgadzać się z walutą, w której podane są ceny i sumy.
• Kwota VAT w złotych musi wynikać z kursu z art. 31a, a nie z kursu z dnia wysyłki do KSeF.
• Faktura dla kontrahenta zagranicznego co do zasady też trafia do KSeF, a nabywcy przekazujesz ją w uzgodniony sposób, poza systemem.
• Usługa rozliczana na podstawie art. 28b nie ma polskiej stawki VAT, więc sprawdź, czy system nie oznacza jej jako stawki 0%.

Tematu terminów i samego wdrożenia KSeF w firmie transportowej tu nie powtarzamy, opisaliśmy go w osobnych artykułach. Przy fakturach walutowych najwięcej problemów sprawia ręczne przepisywanie kursu, dlatego warto, żeby system sam pobierał kurs z właściwego dnia.

W Sokarze fakturę VAT wystawiasz ze zlecenia jednym kliknięciem, także w EUR i jako fakturę dwuwalutową. Po włączeniu integracji z KSeF w ustawieniach przez właściciela konta faktury trafiają do KSeF, a faktury od przewoźników importujesz z KSeF z automatycznymi datami wystawienia i otrzymania.

Różnice kursowe przy zapłacie: co się zmienia, a co nie?

Klient płaci zwykle po kilkudziesięciu dniach, a kurs euro w tym czasie się zmienia. Dla VAT nie ma to znaczenia: podatek pozostaje w kwocie przeliczonej kursem z art. 31a i nie koryguje się go z powodu innego kursu w dniu zapłaty.

Różnice kursowe rozliczasz w podatku dochodowym: dla spółek na podstawie art. 15a ustawy o CIT, dla przedsiębiorców na podstawie art. 24c ustawy o PIT. Przychód przeliczasz kursem średnim NBP z ostatniego dnia roboczego przed dniem jego uzyskania, a różnica pojawia się, gdy zapłata wpływa po innym kursie.

Przykład, liczby zaokrąglone: faktura dla firmy z Austrii na 2 000 EUR z odwrotnym obciążeniem, przeliczona kursem 4,30 PLN, to przychód 8 600 PLN. Zapłata wpływa, gdy kurs wynosi 4,25 PLN, więc otrzymujesz równowartość 8 500 PLN i powstaje ujemna różnica kursowa 100 PLN.

Faktura w euro w transporcie: jak uniknąć najczęstszych błędów?

• Kurs z dnia wystawienia faktury zamiast z dnia roboczego przed rozładunkiem.
• Kurs banku lub kurs sprzedaży zamiast kursu średniego NBP z tabeli A.
• Polski VAT 23% na fakturze dla firmy z UE, która podała ważny numer VAT.
• Brak adnotacji „odwrotne obciążenie” przy usłudze dla zagranicznego zleceniodawcy.
• Stawka 0% dla polskiego klienta przy przewozie w obrębie Unii.
• Kwota VAT tylko w euro, bez przeliczenia na złote.
• Korekta VAT z powodu innego kursu w dniu zapłaty, choć różnica kursowa dotyczy tylko podatku dochodowego.
• Brak numeru rachunku walutowego, przez co klient przelewa złote i powstaje niedopłata.

Część tych błędów eliminuje porządek w danych kontrahenta. W Sokarze ustawisz terminy płatności i limity kredytowe także dla kontrahentów zagranicznych, a rozrachunki pokażą, które faktury mają już status „Opłacone”.