Marża w spedycji: jak liczyć marżę na zleceniu spedycyjnym, żeby nie tracić na ukrytych kosztach

Marża w spedycji to różnica między tym, ile płaci Ci klient, a tym, ile płacisz przewoźnikowi, wyrażona jako procent ceny dla klienta. Brzmi prosto, ale w praktyce wiele firm liczy ją inaczej w kalkulacji, a inaczej po rozliczeniu. W tym poradniku pokazujemy, jak liczyć marżę na zleceniu spedycyjnym tak, żeby liczba z oferty zgadzała się z tym, co faktycznie zostaje na koncie.

Wszystkie kwoty w tekście są przykładami z zaokrąglonymi liczbami. Podstaw swoje stawki, a metoda zadziała tak samo.

Jak liczyć marżę w spedycji na jednym zleceniu?

Punktem wyjścia jest zysk na zleceniu: stawka od klienta pomniejszona o koszt przewoźnika i inne koszty bezpośrednie. Marżę procentową liczysz, dzieląc ten zysk przez stawkę od klienta. Mnożysz wynik przez 100 i masz procent.

Stawka od klienta (przykład)

5000 PLN netto

Koszt przewoźnika (przykład)

4400 PLN netto

Zysk na zleceniu

5000 PLN pomniejszone o 4400 PLN, czyli 600 PLN

Marża

600 PLN podzielone przez 5000 PLN, czyli 12%

Narzut

600 PLN podzielone przez 4400 PLN, czyli około 13,6%

Licz zawsze na kwotach netto. VAT nie jest Twoim przychodem ani kosztem, więc wliczanie go do kalkulacji tylko zaciemnia obraz.

Marża a narzut: dlaczego ta różnica kosztuje pieniądze?

Marża odnosi zysk do ceny sprzedaży, narzut odnosi go do kosztu zakupu. Ten sam zysk 600 PLN to 12% marży, ale 13,6% narzutu. Problem zaczyna się, gdy firma ustala cel w marży, a spedytorzy liczą ceny narzutem.

Przykład: zarząd chce 15% marży. Spedytor bierze koszt przewoźnika 4400 PLN i dolicza 15%, czyli wychodzi mu 5060 PLN. Zysk to 660 PLN, a marża wynosi tylko około 13%, a nie 15%.

Żeby osiągnąć dokładnie 15% marży, podziel koszt przewoźnika przez 0,85, czyli przez 100% pomniejszone o docelową marżę. W przykładzie daje to około 5176 PLN. Różnica 116 PLN na jednym zleceniu przy kilkuset zleceniach w roku robi się poważną kwotą.

Które ukryte koszty zjadają marżę spedytora?

Marża spedytora rzadko ginie na stawce przewoźnika, bo tę widać od razu. Ginie na kosztach, które pojawiają się po drodze albo dopiero przy płatności. Oto najczęstsze z nich.

• Postój i czas oczekiwania: przewoźnik nalicza opłatę za przestój na załadunku, a w umowie z klientem nie ma zapisu, który pozwala ją przenieść.
• Dodatkowe punkty: klient dorzuca rozładunek po drodze, a nowa stawka dla przewoźnika rośnie bardziej niż dopłata od klienta.
• Opłaty drogowe: jeśli wyceniasz trasę bez myta, a przewoźnik nalicza je osobno, różnica wychodzi z Twojej marży.
• Różnice kursowe: klient płaci w EUR, przewoźnik dostaje PLN, a kurs w dniu wpływu jest niższy niż w dniu kalkulacji.
• Koszt finansowania: klient płaci po 60 dniach, przewoźnik chce pieniędzy po 30, więc przez miesiąc kredytujesz zlecenie z własnej kieszeni.
• Złe długi: klient nie płaci wcale, a Ty i tak musisz zapłacić przewoźnikowi.

Przykład: jak 12% marży zamienia się w 7%

Załóżmy zlecenie, w którym klient płaci 1200 EUR z terminem 60 dni, a przewoźnik dostaje 4500 PLN z terminem 30 dni. Przy kursie 4,30 przychód to 5160 PLN, zysk 660 PLN, a marża około 12,8%. Tak wygląda kalkulacja w dniu przyjęcia zlecenia.

1. 1Kurs w dniu wpływu spada do 4,20, więc przychód to już 5040 PLN, a zysk 540 PLN.
2. 2Przewoźnik dolicza 150 PLN za postój, którego nie możesz przenieść na klienta, więc zostaje 390 PLN.
3. 3Przez 30 dni finansujesz 4500 PLN. Przy założonym koszcie pieniądza 10% w skali roku to około 37 PLN, więc zostaje 353 PLN.
4. 4Ostateczna marża: 353 PLN podzielone przez 5040 PLN, czyli około 7%.

Żaden z tych kosztów nie był duży, ale razem zabrały prawie połowę zysku. Dlatego marżę warto liczyć dwa razy: w kalkulacji i po rozliczeniu, a różnice między tymi liczbami analizować.

Jak zrobić kalkulację zlecenia spedycyjnego, która nie kłamie?

Dobra kalkulacja zlecenia spedycyjnego zawiera wszystko, co realnie wpływa na wynik, a nie tylko dwie stawki. Wystarczy prosta lista kontrolna, którą spedytor przechodzi przed wysłaniem oferty.

1. 1Stawka dla klienta i koszt przewoźnika, oba netto i w jednej walucie przeliczeniowej.
2. 2Opłaty drogowe: kto je płaci i czy są w stawce.
3. 3Zasady postoju: ile godzin jest wolnych i ile kosztuje każda kolejna, osobno dla klienta i dla przewoźnika.
4. 4Dodatkowe punkty załadunku i rozładunku oraz cena za każdy z nich.
5. 5Bufor kursowy, jeśli waluta klienta jest inna niż waluta przewoźnika.
6. 6Różnica terminów płatności i jej koszt w złotówkach.
7. 7Minimalny zysk kwotowy, poniżej którego zlecenie nie ma sensu, niezależnie od procentu.

Bufor kursowy to po prostu nieco niższy kurs przyjęty do kalkulacji niż bieżący. Jeśli kurs w dniu wpływu okaże się wyższy, różnica jest dodatkowym zyskiem, a nie stratą.

Część tej pracy może przejąć Bobi, asystent AI dla spedycji i transportu. Z maila klienta przygotowuje wycenę: rekomenduje pojazd, proponuje cenę z Twoją marżą i szkicuje odpowiedź, a Ty decydujesz, czy ją wysłać.

Jak liczyć rentowność zlecenia transportowego z kilkoma przewoźnikami?

Przy zleceniach podzielonych na odcinki, na przykład dowóz do przeładunku i dalszą trasę innym przewoźnikiem, rentowność zlecenia transportowego liczysz dla całości. Sumujesz wszystkie koszty odcinków i przeładunku, a potem porównujesz je z jedną stawką od klienta.

Stawka od klienta (przykład)

9000 PLN

Odcinek pierwszy, przewoźnik A

3800 PLN

Odcinek drugi, przewoźnik B

4200 PLN

Przeładunek

300 PLN

Zysk

9000 PLN pomniejszone o 8300 PLN, czyli 700 PLN

Marża

około 7,8%

Największe ryzyko przy takich zleceniach to opóźnienie na jednym odcinku, które generuje postój na kolejnym. Dlatego w kalkulacji zostaw większy zapas niż przy zwykłym przewozie z punktu do punktu.

W Sokarze zlecenie można podzielić na relacje obsługiwane przez różnych przewoźników, a podgląd marży i rentowności widać przy każdym zleceniu. Nie trzeba więc sklejać odcinków w osobnym arkuszu.

Jak śledzić marżę na klienta i na trasę?

Pojedyncze zlecenie mówi niewiele. Prawdziwy obraz dają zestawienia: które firmy i które trasy przynoszą zysk, a które tylko obrót.

• Marża średnia i kwotowa na klienta w ostatnich trzech miesiącach, a nie tylko z ostatniego zlecenia.
• Faktyczny czas płatności klienta w porównaniu z terminem na fakturze.
• Liczba zleceń z postojem lub dodatkowymi kosztami, których nie udało się przenieść.
• Marża na trasie, czyli w relacji miasto lub region załadunku i rozładunku.
• Różnica między marżą z kalkulacji a marżą po rozliczeniu, osobno dla każdego spedytora.

Często okazuje się, że duży klient z wysokim obrotem ma najniższą marżę i najdłuższe terminy płatności. To nie znaczy, że trzeba go od razu oddać, ale warto wiedzieć, ile naprawdę kosztuje jego obsługa.

W Sokarze ustawisz terminy płatności i limity kredytowe kontrahentów, także zagranicznych, a lista zleceń pokazuje statystyki stawek. Bobi przy zleceniu sprawdza firmę i jej status VAT, co ogranicza ryzyko złego długu na starcie.

Kiedy odmówić ładunku, nawet jeśli wygląda na opłacalny?

Odmowa to też decyzja biznesowa. Jasne kryteria pomagają spedytorom podejmować ją szybko i bez przepychanek z szefem.

• Zysk kwotowy jest poniżej ustalonego minimum, nawet jeśli procent wygląda dobrze przy niskiej stawce.
• Klient przekroczył limit kredytowy albo regularnie płaci po terminie.
• Termin płatności od klienta jest dużo dłuższy niż termin dla przewoźnika, a marża nie pokrywa kosztu finansowania.
• Kontrahent ma niejasną historię, nowy NIP i nalega na pilny przewóz za wysoką stawkę.
• Rozładunek kończy się w regionie, z którego przewoźnik nie znajdzie powrotu, więc kolejne zlecenia na tej trasie będą droższe.
• Warunki postoju i dodatkowych punktów są nieokreślone, a klient nie chce ich doprecyzować.

Najczęstsze pytania o marżę spedytora