Weryfikacja przewoźnika: biała lista VAT, VIES, licencje i OCP w jednej liście kontrolnej

Weryfikacja przewoźnika to kilka minut pracy, które chronią spedycję przed kradzieżą ładunku, utratą kosztu podatkowego i odpowiedzialnością za cudzy VAT. Większość sprawdzeń robisz w darmowych rejestrach publicznych, a resztę załatwia prośba o dokumenty i jeden telefon. Poniżej znajdziesz listę kontrolną, którą możesz stosować przy każdym nowym przewoźniku.

Artykuł jest napisany z perspektywy spedytora, który zleca przewóz podwykonawcy z giełdy lub z własnej bazy. Te same kroki przydadzą się jednak firmie transportowej, która oddaje nadwyżkę zleceń innym przewoźnikom.

Co możesz stracić, jeśli oddasz ładunek bez sprawdzenia?

Ryzyko nie kończy się na jednym przewozie. Błąd przy wyborze przewoźnika może kosztować wartość towaru, relację z klientem i pieniądze w podatkach, nawet jeśli sam przewóz przebiegł bez zakłóceń.

• Kradzież ładunku przez fałszywego przewoźnika, który podszył się pod prawdziwą firmę.
• Szkoda bez pokrycia, bo przewoźnik nie ma ważnej polisy OCP albo polisa nie obejmuje danego towaru.
• Brak kosztu podatkowego i solidarna odpowiedzialność za VAT po przelewie na rachunek spoza białej listy.
• Kara lub zatrzymanie pojazdu w kontroli, gdy przewoźnik nie ma wymaganych uprawnień do przewozu.
• Reklamacja i utrata zaufania klienta, który powierzył towar Tobie, a nie podwykonawcy.

Weryfikacja przewoźnika krok po kroku: lista kontrolna przed zleceniem

Przy nowym kontrahencie przejdź wszystkie punkty. Przy stałym przewoźniku wystarczy sprawdzić rachunek na białej liście przed każdym przelewem i co jakiś czas odświeżyć polisę oraz licencję.

1. 1Ustal NIP, pełną nazwę i adres siedziby z dokumentów, a nie tylko z profilu na giełdzie.
2. 2Sprawdź firmę w KRS albo CEIDG: czy istnieje, czy jest aktywna, kto może ją reprezentować.
3. 3Sprawdź status VAT i numer rachunku na białej liście VAT, a przy przewoźniku z innego kraju UE numer VAT w VIES.
4. 4Poproś o kopię licencji: dla przewoźnika uprawnienia do transportu drogowego, dla pośrednika licencję na pośrednictwo przy przewozie rzeczy.
5. 5Poproś o polisę OCP i sprawdź sumę gwarancyjną, zakres terytorialny, okres ważności i wyłączenia.
6. 6Porównaj dane kontaktowe z rejestrów z tymi, które dostałeś w mailu lub na giełdzie, i zadzwoń na numer z niezależnego źródła.
7. 7Zapisz wyniki sprawdzeń, daty i dokumenty w zleceniu.

Biała lista VAT: jak nie stracić kosztu i nie odpowiadać za cudzy VAT?

Biała lista VAT to wykaz podatników VAT prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej na podstawie art. 96b ustawy o VAT. Wyszukasz w niej firmę po NIP, REGON, numerze KRS albo numerze rachunku i zobaczysz status VAT (czynny, zwolniony, niezarejestrowany) oraz zgłoszone rachunki bankowe. Wynik zawiera identyfikator wyszukiwania, który warto zachować jako dowód.

Sprawdzenie ma największe znaczenie przy przelewie. Jeśli wartość transakcji przekracza 15 000 zł, czyli limit płatności gotówkowych z art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców, a zapłacisz na rachunek, którego na dzień zlecenia przelewu nie ma w wykazie, uruchamiają się dwie sankcje.

Podatek dochodowy

Wydatku nie zaliczysz do kosztów uzyskania przychodów (art. 15d ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT, art. 22p ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT). Jeśli koszt był już ujęty, trzeba go skorygować w okresie zapłaty.

VAT

Odpowiadasz solidarnie z przewoźnikiem za jego zaległości w VAT, do wysokości podatku przypadającego na tę usługę (art. 117ba Ordynacji podatkowej).

Jak uniknąć sankcji

Zapłać w mechanizmie podzielonej płatności albo złóż zawiadomienie ZAW NR do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury w terminie 7 dni od dnia zlecenia przelewu.

Moment sprawdzenia

Liczy się stan wykazu na dzień zlecenia przelewu, a nie na dzień przyjęcia zlecenia transportowego.

Przykład z okrągłymi liczbami: frachtujesz przewóz krajowy za 15 000 zł netto, czyli 18 450 zł brutto z VAT 23%. Płacisz na rachunek spoza wykazu i nie składasz zawiadomienia. Tracisz 15 000 zł kosztu, co przy stawce CIT 19% oznacza 2 850 zł podatku więcej, a do tego ryzykujesz odpowiedzialność za 3 450 zł VAT przewoźnika.

VIES sprawdzenie: co potwierdza przy przewoźniku z innego kraju UE?

Biała lista obejmuje tylko podmioty zarejestrowane do VAT w Polsce, więc przewoźnika z Litwy, Niemiec czy Rumunii sprawdzisz w systemie VIES Komisji Europejskiej. VIES potwierdza, czy numer VAT jest aktywny w transakcjach wewnątrzwspólnotowych, a w wielu krajach pokazuje też nazwę i adres firmy.

Ma to znaczenie podatkowe, bo usługa transportowa świadczona między przedsiębiorcami jest co do zasady opodatkowana w kraju usługobiorcy (art. 28b ustawy o VAT) i rozliczasz ją u siebie jako import usług. Pamiętaj jednak, że VIES nie powie nic o licencji, polisie ani rachunku bankowym, a pełną dokumentację rejestrową sprawdzisz w krajowym rejestrze firm danego państwa.

• Wpisz numer VAT z prefiksem kraju i porównaj nazwę oraz adres z fakturą i zleceniem.
• Zapisz numer potwierdzenia, który VIES zwraca, gdy podasz także swój numer VAT.
• Sprawdź, czy rachunek bankowy jest w kraju siedziby przewoźnika; konto w innym państwie wymaga wyjaśnienia.

KRS i CEIDG: czy firma istnieje i kto może podpisać zlecenie?

Spółki znajdziesz w wyszukiwarce Krajowego Rejestru Sądowego, a jednoosobowe działalności w CEIDG na biznes.gov.pl. Sprawdź datę rejestracji, adres, przedmiot działalności, status (aktywna, zawieszona, w likwidacji) oraz osoby uprawnione do reprezentacji.

Firma założona kilka tygodni temu nie musi być oszustem, ale w połączeniu z innymi sygnałami jest powodem do ostrożności. Zwróć też uwagę na częste zmiany nazwy, adresu lub zarządu.

W Sokarze kontrahenta dodajesz po NIP, a dane firmy pobierają się z GUS, więc nie przepisujesz ich ręcznie z maila. Przy kontrahencie ustawisz też termin płatności i limit kredytowy, również dla firm zagranicznych.

Licencja transportowa: jakich uprawnień wymagać od przewoźnika i pośrednika?

Polski przewoźnik wykonujący przewóz rzeczy pojazdami o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5 t potrzebuje zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego (art. 5 ustawy o transporcie drogowym). Do przewozów międzynarodowych w UE potrzebna jest licencja wspólnotowa (art. 4 rozporządzenia (WE) nr 1072/2009), której wypis powinien znajdować się w pojeździe. Przy lżejszych pojazdach, zależnie od masy i rodzaju przewozu, właściwym dokumentem może być licencja na wykonywanie transportu drogowego.

Jeśli Twoim podwykonawcą jest inna spedycja, a nie przewoźnik z własną flotą, poproś o licencję na wykonywanie transportu drogowego w zakresie pośrednictwa przy przewozie rzeczy. Uprawnienia polskich przewoźników możesz porównać z danymi w Krajowym Rejestrze Elektronicznym Przedsiębiorców Transportu Drogowego prowadzonym przez GITD.

• Porównaj nazwę i NIP na licencji z danymi z KRS lub CEIDG.
• Sprawdź datę ważności i liczbę wypisów w stosunku do deklarowanej floty.
• Poproś o numery rejestracyjne ciągnika i naczepy, które pojadą po Twój ładunek.

Polisa OCP: na jaką sumę i od czego jest ubezpieczony przewoźnik?

Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej przewoźnika (OCP) pokrywa szkody w przewożonym towarze, za które przewoźnik odpowiada z mocy prawa. W przewozie międzynarodowym odszkodowanie za utracony lub uszkodzony towar jest co do zasady ograniczone do 8,33 jednostki rozrachunkowej SDR za kilogram wagi brutto (art. 23 ust. 3 Konwencji CMR), więc przy drogim i lekkim towarze limit może być znacznie niższy od jego wartości.

Suma gwarancyjna

Czy wystarczy na wartość Twojego ładunku, na jedno i na wszystkie zdarzenia w okresie.

Zakres terytorialny

Ruch krajowy, międzynarodowy, kabotaż: czy polisa obejmuje trasę ze zlecenia.

Wyłączenia

Typowo kradzież z niestrzeżonego parkingu, elektronika, alkohol, leki, towary w temperaturze kontrolowanej.

Ważność

Okres ubezpieczenia obejmuje cały przewóz, a składka jest opłacona.

Podwykonawstwo

Czy polisa działa, gdy przewoźnik odda ładunek dalej.

Oszustwa na giełdach transportowych: po czym rozpoznać fałszywego przewoźnika?

Najczęściej opisywany schemat to phantom carrier, czyli przewoźnik widmo. Oszust podszywa się pod prawdziwą firmę, używając jej skopiowanych dokumentów, podobnej domeny mailowej albo przejętego konta na giełdzie, a potem znika z towarem lub oddaje przewóz prawdziwemu przewoźnikowi i inkasuje fracht.

Przejęcie konta zwykle zaczyna się od phishingu, czyli fałszywej strony logowania do giełdy wysłanej mailem. Dlatego długi staż konta i dobre oceny nie wystarczą jako jedyny dowód wiarygodności.

• Nowe konto na giełdzie albo nagła zmiana osoby kontaktowej w znanej firmie.
• Mail z darmowej domeny lub z domeny różniącej się od firmowej jedną literą.
• Numer telefonu, adres lub rachunek niezgodne z danymi w KRS, CEIDG lub na białej liście VAT.
• Stawka wyraźnie poniżej rynku i zgoda na wszystkie warunki bez pytań.
• Presja czasu, prośba o zaliczkę albo o zmianę rachunku tuż przed płatnością.
• Odmowa rozmowy pod numerem stacjonarnym firmy lub zmiana numerów rejestracyjnych w dniu załadunku.
• Link do logowania do giełdy otrzymany mailem zamiast wejścia przez znany adres strony.

Bobi, asystent AI dla spedycji i transportu, sprawdza firmę i status VAT przy zleceniu, więc rozbieżność zobaczysz, zanim wyślesz zlecenie przewoźnikowi. Nic nie zostaje zapisane bez Twojego potwierdzenia, a decyzja o przyjęciu przewoźnika zostaje po Twojej stronie.

Co zapisać w zleceniu, żeby mieć dowód starannego wyboru?

Przy sporze z klientem, ubezpieczycielem lub urzędem skarbowym liczy się to, co możesz pokazać. Krótki zapis sprawdzeń w każdym zleceniu jest dowodem, że działałeś z należytą starannością.

• Datę sprawdzenia i identyfikator wyszukiwania z białej listy VAT oraz numer potwierdzenia z VIES.
• Wydruk lub zrzut z KRS albo CEIDG z datą.
• Kopie licencji i polisy OCP z datami ważności.
• Numery rejestracyjne ciągnika i naczepy oraz imię, nazwisko i telefon kierowcy podane przez przewoźnika.
• Notatkę z rozmowy telefonicznej: z kim, pod jakim numerem i kiedy potwierdziłeś zlecenie.
• Ponowne sprawdzenie rachunku na białej liście w dniu zlecenia przelewu.

Gromadzenie tych informacji w jednym miejscu ułatwia pracę całemu zespołowi. Bobi rozpoznaje dokumenty takie jak CMR, POD czy faktury ze zdjęcia lub PDF i przypina je do właściwego zlecenia, więc dokumenty przewozu nie giną w skrzynce.